包头师范学院后勤及运营管理处物业维修报修追踪管理办法

为规范校园物业维修报修流程，提高维修效率与服务质量，保障师生正常学习、工作和生活，特制定本管理办法。

一、适用范围：全校范围内的教学生活设施设备、公共区域设施等物业维修报修及追踪管理工作，涉及师生、物业维修部门及相关管理人员。

二、基本原则：坚持“及时响应、高效处理、全程追踪、满意反馈”的原则，确保报修问题闭环解决。

三、报修受理管理

（一）报修渠道

1、线上渠道：智慧校园统一报修平台、微信群报修等。

2、线下渠道：报修热线电话6193348（24小时畅通）。

（二）受理要求

1. 受理人员需准确记录报修信息，包括：报修人姓名、联系方式、所在区域（楼宇+房间号）、设施类型（如水电、家具、门窗等）、故障具体描述、报修时间等。

2. 对紧急报修（如水管爆裂、电路短路、电梯故障等存在安全隐患的情况），需立即标注“紧急”等级，并优先处理。

四、维修派单与进度追踪

（一）派单流程

1. 受理人员在半小时内（工作时间）对报修信息进行分类，按设施类型分配至对应维修班组（如水电组、土木组、综合维修组），明确维修责任人及预计完成时限（紧急类2小时内响应，24小时内完成；一般类24小时内响应，3个工作日内完成）。

2. 维修人员接收派单后，需在10分钟内确认接单，若因特殊情况无法承接，需立即反馈并说明原因，由受理人员重新分配。

（二）进度追踪

1. 维修人员需通过报修微信群实时更新维修状态，每日反馈维修进展，完成后标注“待验收”。

2. 管理人员通过维修微信群实时监控维修进度，对超时限未完成的工单进行预警，及时联系维修人员督促解决。

3. 若需延期（如配件短缺、技术复杂等），维修人员需提前向管理人员提交延期申请，说明原因及新预计完成时间，经审批后告知报修人。

五、验收与反馈

（一）验收标准

1. 维修完成后，维修人员自查合格，填写《维修验收单》，注明维修内容及结果。

2. 由物业管理人员或报修人现场验收，确认故障解决、设施运行正常、符合安全规范及质量标准。验收不合格的，需限期返工。

（二）结果反馈

1. 验收合格后，管理人员在记录单中标记“已完成”，并通过微信信、电话等方式告知报修人。

六、档案管理与改进机制

1. 档案留存：所有报修记录、维修过程、验收结果等数据，通过纸质存档，保存期限不少于1年。

2. 数据分析：每月统计报修数据，分析高频故障类型、高发区域、平均维修时长等指标，形成《维修服务月报》。

3. 持续改进：针对数据反映的问题（如某类设施反复故障），及时优化维修流程、加强设施日常巡检；对满意度较低的维修人员，开展技能培训或调整岗位。

七、责任与考核

1. 维修人员未按规定时限处理报修、虚报完成情况的，纳入月度绩效考核，与奖金挂钩。

2. 受理人员因信息记录错误导致维修延误的，追究对应责任。

3. 定期评选“高效维修标兵”“满意服务班组”，予以表彰奖励。

本制度由学校后勤及运营管理处负责解释与修订。 自发布之日起施行。

附：1、物业维修受理登记表

    2、物业维修进展及结果情况登记表

2025年6月30日

物业维修受理登记表